Koszty wynagrodzenia działacza związkowego – czy ich podział podlega opodatkowaniu VAT?
„`html
Wynagrodzenie działacza związkowego a podatek VAT
Temat wynagrodzeń osób pełniących funkcje w zarządach związków zawodowych często budzi wątpliwości, zwłaszcza w kontekście podatku VAT. W szczególności pojawia się pytanie, czy pracodawcy są zobowiązani do wystawiania faktur VAT w związku ze zwrotami kosztów wypłacanych za czas pełnienia funkcji działacza związkowego.
Zwrot kosztów czy usługa?
Warto wyjaśnić, że zgodnie z przepisami, świadczenia przekazywane przez pracodawców w ramach obowiązku partycypacji w kosztach, nie stanowią wynagrodzenia za wykonanie usługi, lecz są traktowane jako zwrot poniesionych wydatków.
- Obowiązek ten wynika z art. 34 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych (Dz.U. 2025 poz. 440).
- Pracodawcy objęci działalnością międzyzakładowej organizacji związkowej zobowiązani są do udziału w pokrywaniu kosztów zatrudnienia pracownika, który został zwolniony z obowiązku świadczenia pracy na czas kadencji w zarządzie.
- Wysokość zwrotu ustalana jest proporcjonalnie do liczby członków zrzeszonych w danej organizacji.
Fakturowanie i obowiązki podatkowe
Ze względu na specyfikę rozliczenia, powstałe transakcje między pracodawcą a organizacją związkową nie mają charakteru usługi opodatkowanej VAT. W rezultacie, nie powstaje konieczność wystawiania faktury VAT dla tych wypłat.
- Kwoty przekazywane przez pracodawcę nie są odpłatnością za żadną usługę.
- Środki te nie podlegają opodatkowaniu VAT i nie wymagają dokumentowania fakturą VAT.
- Pracodawcę obowiązuje jedynie właściwe udokumentowanie poniesionych wydatków związanych z wynagrodzeniem zwolnionego pracownika.
Praktyczne podsumowanie
Przekazywane środki w związku z wynagrodzeniem działacza związkowego powinny być traktowane jako zwrot kosztów, a nie wynagrodzenie za usługę. Tym samym, pracodawcy nie mają obowiązku naliczania VAT ani wystawiania faktur VAT w tym zakresie. Wystarczające jest zadbanie o właściwe rozliczenie księgowe oraz dokumentację kosztów poniesionych na rzecz zatrudnionego działacza.
„`